حسابداری دولتی چیست؟

حسابداری دولتی چیست؟

حسابداری دولتی نظامی است که اطلاعات مالی مربوط به فعالیت های مالی سازمان های دولتی را جمع آوری و گزارش می نماید تا بتوان در مورد تخصیص منابع مالی آنها به برنامه ها و عملیات مختلف ، تصمیماتی صحیح و مناسب اتخاذ نمود. به عبارت دیگر ، حسابداری دولتی عبارت است از کلیه عملیات مربوط به تجزیه و تحلیل ، ثبت ، طبقه بندی ، تلخیص ، گزارش دهی و تفسیر فعالیت های مالی سازمان های دولتی که با رعایت قوانین و مقررات مالی و اصول و موازین متداول حسابداری دولتی انجام می شود. بنابر این ، حسابداری دولتی شامل تمام عملیات وصول و پرداخت منابع مالی دولت ، نگاهداری حساب های سازمان های دولتی و نیز تهیه گزارش های مالی مربوط به تمام یا هر یک از عملیات مذکور و یا نتایج آنها می باشد. صورت های مالی سازمان های دولتی اصولاً به منظور رفع نیازهای اساسی زیر تهیه می شود:

1-نیاز قانونی: دولت و سازمان های دولتی مشمول قوانین و مقرراتی می باشند که محدودیت های اساسی در مورد نوع ، ماهیت ، طبقه بندی و محتویات حساب ها و صورت های مالی برای آنها ایجاد می نماید.

2-نیاز نظارتی: قوه مقننه ، دولت و افراد کشور جهت نظارت بر عملیات سازمان های دولتی ، به خصوص عملیات مربوط به اجرای بودجه و ارزیابی عملکرد مدیریت سازمان های مذکور ، به اطلاعات کافی نیاز دارند.

3-نیاز اطلاعاتی:  مدیران سازمان های دولتی به منظور برنامه ریزی ، تصمیم گیری و اجرای عملیات به نحو مطلوب و مناسب به اطلاعات و گزارش های به موقع و سریع نیاز دارند.

در حسابداری دولتی ، رفع نیازهای قانونی و رعایت قوانین و مقررات برای انجام و ثبت فعالیت های مالی و تهیه صورت های مالی در درجه اول اهمیت قرار دارد. آنچه باید ضمن مطالعه حسابداری دولتی مورد توجه قرار گیرد این واقعیت است که در سازمان های دولتی همیشه لزوم رعایت قوانین و مقررات جاری کشورها ، پیروی از اصول و استانداردهای متداول حسابداری را تحت الشعاع خود قرار می دهد. به عبارت دیگر ، در صورت وجود تناقض بین قوانین و مقررات از یک سو و اصول متداول حسابداری از سوی دیگر ، حسابداری دولتی همیشه ناگزیر از چشم پوشی از اصول و موازین پذیرفته شده حسابداری و رعایت قوانین و مقررات است. از طرف دیگر ، چون قوانین و مقررات کشورهای مختلف متفاوت است ، برخلاف حسابداری بازرگانی که اصول و موازین کلی آن در تمام کشورها تقریباً مشابه است ، سیستم حسابداری دولتی هر کشور معمولاً دارای روش ها ، خصوصیات و قالب های خاصی است که آن را از سیستم های مورد عمل در سایر کشورها تا حدودی متفاوت و لزوم مطالعه مستقل آن را مطرح می سازد.

دولت ، به علت عهده دار بودن مسئولیت وصول و مصرف درآمدها و وجوه عمومی و نگاهداری حساب های دولتی و تهیه گزارش های مالی لازم برای اطلاع کشور و قوه مقننه ، ایفا کننده نقشی اساسی در حسابداری دولتی است. قوه مقننه چون مسئول بررسی و تصویب برنامه های مالی و وضع قوانین و مقررات مربوط به تحصیل درآمدها و انجام هزینه های دولت است ، برنامه ها ، عملیات و طرح های دولت و سازمان های دولتی و وظایف و مسئولیت های مالی سازمان های مذکور و کارکنان آنها را تعیین می کند.

موارد افتراق حسابداری دولتی با حسابداری ملی

در حسابداری ملی ، که موضوع آن بررسی عوامل اساسی فعالیت های اقتصادی یک کشور طی یک سال است ، از گزارش های مالی حسابداری دولتی به منظور انجام بررسی ها و تجزیه و تحلیل های اقتصادی و اجتماعی استفاده می شود. هدف اصلی حسابداری ملی ، طبقه بندی فعالیت های اقتصادی و مالی در بخش های دولتی و خصوصی به ترتیبی است که تصویر کامل و جامعی از ساختار ، ترکیب و فعالیت های اقتصاد ملی ، شامل: تولید ، توزیع و مصرف کالا ، خدمات ، ثروت  و درآمد کشور ارائه می دهد. در حسابداری ملی تهیه و توسعهٌ اطلاعات مورد استفاده در تعیین سرمایهٌ ملی (مجموع کالا و نیروی انسانی جامعه) ، تولید ملی (مجموع ارزش های افزوده تمام بخش های اقتصادی ، درآمد ملی ، مصرف ملی و پس انداز ملی) و محصول ملی (مجموع تولیدات داخلی) مورد بحث و مطالعه قرار می گیرد.

حسابداری دولتی که یکی از وسایل و ابزارهای اساسی مدیریت مالی دولت است ، شامل ثبت و طبقه بندی فعالیت های مالی دولت و سازمان های دولتی (به خصوص فعالیت های مالی مربوط به اجرای بودجه مصوب) درحساب های مستقل و تهیه صورت های مالی مربوط به آنها می باشد. به طور کلی ، هدف اصلی حسابداری دولتی ایجاد امکانات لازم برای برنامه ریزی و بودجه ریزی مطلوب و اجرای صحیح برنامه ها ، فعالیت ها و طرح های دولت از طریق ارائه اطلاعات مالی طبقه بندی شده و قابل استنتاج در مورد فعالیت های مالی سازمان های دولتی است. بنابراین ، ثبت کلیه دریافت ها و پرداخت ها ، درآمدها و هزینه ها ، دارایی ها و بدهی های دستگاه های دولتی ، نگاهداری اسناد و مدارکی که صحت قانونی بودن فعالیت های مالی آنها را نشان دهد و همچنین طبقه بندی اطلاعات مالی به ترتیبی که برای مدیریت و کنترل مفید باشد از وظایف و عملیات اصلی سیستم حسابداری دولتی است.

در سال های اخیر ، اهداف و وظایف حسابداری دولتی ، همراه با رشد بخش دولتی و توسعه اقتصادی کشورها ، به میزان قابل توجهی گسترش یافته است. برای افزایش کارآیی عملیات سازمان های دولتی، علاوه بر مقاصد محاسباتی، توجه به مقاصد ملی، سیاسی و اقتصادی در نگاهداری حساب های دولتی از ضروریات تلقی می گردد. زیرا انجام تحلیل های اقتصادی و مالی در صورتی امکان پذیر خواهد بود که حساب های دولتی با حساب های ملی ارتباط و هماهنگی مستقیم داشته باشد. حساب های دولتی، در حقیقت، اطلاعات اولیه و مواد خام حساب های ملی را، که هدف اصلی آنها ارائه جریان های مربوط به تولید، مصرف و پس انداز ملی در یک قالب کلی است، فراهم می کند. مسلم است که با انجام تغییرات، اصلاحات و تعدیلات مناسب در حساب های دولتی می توان حساب های ملی را، که دارای مقاصدی وسیع تر و کلی تر از حساب های دولتی است ، آسان تر و صحیح تر تنظیم نمود.

[همچنین بخوانید:حسابداری چیست؟ ]

موارد افتراق حسابداری دولتی با حسابداری بازرگانی

وجوه اصلی افتراق حسابداری دولتی با حسابداری بازرگانی در موارد زیر است:

1-   تفاوت اهداف و وظایف سازمان های دولتی با مؤسسات بازرگانی.

2-   تفاوت حساب ها و صورت های مالی سازمان های دولتی با مؤسسات بازرگانی.

3-   اهمیت اجرای قوانین و مقررات در حسابداری دولتی و تقدم آنها بر اصول پذیرفته شده حسابداری.

4-   لزوم تهیه بودجه، اجرای بودجه مصوب و اعمال کنترل بودجه ای در حسابداری دولتی.

5-   لزوم نگاهداری حساب های مستقل در حسابداری دولتی.

6-   تفاوت سازمان های دولتی با مؤسسات بازرگانی از نظر نحوة ثبت دارایی های ثابت.

7-   تفاوت مبانی حسابداری دولتی با حسابداری بازرگانی.

1-تفاوت اهداف و وظایف سازمان های دولتی با مؤسسات بازرگانی

برخلاف مؤسسات بازرگانی، که هدف اصلی آنها تحصیل سود است، منظور اصلی از تأسیس سازمان های دولتی ارائه خدمات و کالا به مردم جهت رفع نیازهای اساسی آنان، افزایش رفاه اجتماعی، تأمین ثبات اقتصادی و مالی کشور، ایجاد انگیزه برای فعالیت های بخش خصوصی، انجام وظایف ناشی از اعمال حاکمیت و تصدی دولت و نیل به اهداف سیاسی و اجتماعی و فرهنگی است. سازمان های دولتی درمقابل خدماتی که با توجه به وظایف و مسئولیت های قانونی خود انجام می دهند. درآمدهایی هم که برخی از سازمان های دولتی در مقابل انجام خدمات خاص تحصیل می نمایند معمولاً با هزینه های سازمان های مذکور، که اساساً از محل مالیات ها و عوارض دریافتی از خزانه داری کل از محل اعتبارات بودجه مصوب تأمین می شود، تناسبی ندارد. همچنین، تعیین هزینه اجرای برنامه ها و طرح های مصوب، اعمال کنترل های بودجه ای و مالی، صرفه جویی در مصرف اعتبارات مصوب، افزایش کارآیی سازمان های دولتی، ارزیابی نتایج حاصل از اجرای برنامه ها با توجه به منابع مالی مصرف شده برای آنها و استفاده مؤثر و مفید از وجوه نقد جهت اجرای برنامه های مصوب از دیگر وظایف و اهداف سازمان های دولتی است که درمدیریت مالی و حسابداری دولتی مورد تأکید است.

در سال های اخیر، توسعة وظایف و عملیات دولت ها، نیازهای دولتی به اطلاعات مالی را به تدریج افزایش داده است. بالا رفتن هزینه های دولت، به موازات افزایش حجم برنامه ها و طرح های مصوب، استفاده از ابزارهای دقیق جهت کنترل هزینه های دولت را اجتناب ناپذیر نموده است. ارتباط دادن هزینه ها از یک سو با نتایج ناشی از انجام هزینه ها، و از سوی دیگر با واحدهای سازمانی مشخص، تعیین بهای تمام شده خدمات و کالاهای دولت، فراهم نمودن امکانات لازم برای حداکثر استفاده منابع مالی موجود برای اجرای برنامه های مصوب و تخصیص منابع مالی به نحو صحیح و مطلوب برای نیل به اهداف دولت، ابزارهای اعمال کنترل های مالی دولت را تشکیل می دهند.

برخلاف مؤسسات بازرگانی، که می توانند با رعایت قوانین تجاری و مالی تأسیس شوند و به ثبت برسند، تأسیس هر سازمان دولتی باید به تصویب مراجع قانون گذار برسد. فعالیت های مالی سازمان های دولتی نیز همیشه تحت نظارت و کنترل دولت و قوه مقننه قرار دارد که حدود و چگونگی آن در کشورهای مختلف متفاوت است. در ایران، وظیفه تهیه و پیشنهاد برنامه ها و طرح ها و نیز اجرای برنامه ها و طرح های مصوب از وظایف دولت و سازمان های دولتی و تصویب برنامه ها و طرح ها و نظارت در اجرای آنها از وظایف قوه مقننه است. نظارت بر اجرای برنامه های مصوب نیز اساساً از طریق حسابرسی دولتی و نظارت مالی و عملیاتی بر اجرای بودجه انجام می شود.

وظایف، اختیارات و مسئولیت های سازمان های دولتی و کارکنان آنها، معمولاً به موجب قوانین و مقررات مربوط تعیین می شود. همچنین، نظارت قوه مقننه بر نحوة استفاده از اختیارات و انجام وظایف قانونی مذکور در جهت نیل به اهداف مصوب، معمولاً از طریق سیستم های حسابداری و حسابرسی سازمان های دولتی اعمال می گردد.

خصوصیات سازمان های دولتی: خصوصیات اصلی سازمان های دولتی را می توان به شرح زیر برشمرد:

1-سازمان های دولتی به منظور تحصیل سود برای تأمین کنندگان منابع مالی خود تأسیس نمی شوند. دولت، که سرمایه و منابع مالی لازم برای تأسیس سازمان های مذکور یا توسعه عملیات آنها را فراهم می کند، انتظار دریافت بازده نسبت به سرمایه گذاری های خود یا حتی برگشت اصل سرمایه گذاری ها را ندارند.

2-سازمان های دولتی معمولاً برای ارائه خدمات و کمک های بهداشتی، درمانی، آموزشی، رفاهی، مالی، تأمین اجتماعی و غیره به همه یا گروهی از مردم کشور تأسیس می شوند. اجرای برنامه ها، فعالیت ها و طرح های دولت در جهت نیل به اهداف مصوب از وظایف اصلی هر سازمان دولتی به شمار می رود.

3- سازمان های دولتی واحدهای سازمانی مشخصی هستند که معمولاً با اجازه قانون ایجاد و به وسیلة دولت اداره می شوند.

4- سازمان های دولتی در انجام وظایف، عملیات و فعالیت های مالی خود ملزم به رعایت قوانین و مقررات مالی و بودجه ای هستند.

5- در سازمان های دولتی معمولاً هیچ گونه منافع یا حقوق مالکیت مشخص قابل خرید و فروش یا انتقال وجود ندارد.

6- سازمان های دولتی معمولاً منابع مالی لازم جهت انجام  هزینه های خود را از محل مالیات ها و عوارض قانونی و وصولی و کمک های دریافتی و یا از محل وجوه دریافتی از خزانه داری کل کشور در محدوده اعتبارات بودجة مصوب تأمین می کنند.

2-تفاوت حساب ها و صورت های مالی سازمان های دولتی با مؤسسات بازرگانی

نظر به اینکه هدف اصلی از تأسیس مؤسسات بازرگانی تحصیل سود است، حساب ها و صورت های مالی مؤسسات مذکور نیز باید میزان سود یا زیان دورة مالی را نشان می دهد تا تعیین بازده سرمایه گذاری های انجام شده در آنها و مقایسه بازده مذکور با سال های قبل و سایر امکانات سرمایه گذاری و نتیجه عملکرد مؤسسات مشابه، به سهولت میسر گردد. بنابر این، در حسابداری بازرگانی فعالیت های مالی هر مؤسسه باید به نحوی ثبت، طبقه بندی و تلخیص شود که در پایان هر دورة مالی، علاوه بر انعکاس وضعیت مالی و نتیجة فعالیت های مالی آن دوره در صورت های مالی، در مؤسسات تولیدی بهای تمام شده هر واحد تولید و در مؤسساتی که به کار خرید و فروش کالا اشتغال دارند مابه التفاوت فروش و بهای تمام شده کالای فروخته شده نیز تعیین گردد.

با توجه به اینکه مقاصد اصلی سازمان های دولتی را اجرای وظایف قانونی جهت نیل به اهداف دولت، اجرای برنامه های مصوب و ارائه خدمات به مردم تشکیل می دهد، ثبت و طبقه بندی فعالیت های مالی و تهیه صورت های مالی در سازمان های مذکور اساساً به منظور اعمال کنترل های بودجه ای، مالی و قانونی، تعیین هزینه های اجرای برنامه ها و طرح های مصوب، تعیین هزینه های خدمات ارائه شده و تطبیق درآمدها و منابع مالی با مصارف و هزینه ها انجام می شود.

درهر سازمان دولتی معمولاً صورت های مالی زیر در پایان هر سال مالی تهیه می شود:

1-ترازنامة هر یک از حساب های مستقل یا واحدهای حسابداری و مالی مستقل که در سازمان دولتی نگاهداری می شود (متضمن دارایی ها ، بدهی ها ، اندوخته ها و مازاد انباشته) و نیز ترازنامه ترکیبی از کلیه حساب های مستقل.

2-صورت حساب درآمدها، هزینه ها، و تغییرات در مازاد برای هر یک از حساب های مستقل و نیز صورت ترکیبی آنها.

3-صورت درآمدها و سایر منابع تأمین اعتبار بر حسب طبقه بندی استاندارد درآمدها و صورت هزینه ها بر حسب برنامه ها، فعالیت ها، طرح ها، مواد هزینه و سایر گروه بندی های استاندارد هزینه ها.

4-صورت مقایسة درآمدهای شناسایی شده با درآمدهای پیش بینی شده و هزینه های انجام شده با اعتبارات مصوب.

در سازمان های دولتی معمولاً به جای حساب سرمایه، که نمایانگر حقوق و منافع مالکیت افراد است، حساب مازاد، که نشان دهندة ما به التفاوت دارایی ها یا بدهی ها و اندوخته ها یا انباشته مازاد درآمدها بر هزینه هاست، نگهداری می شود. هر یک از واحدهای حسابداری و مالی مستقل متعلق به یک سازمان دولتی دارای یک حساب مازاد است.

شرکت های دولتی و سایر سازمان های دولتی انتفاعی، که هدف اصلی در ایجاد آنها نیز ارائه خدمات به مردم است، جهت افزایش کارآیی، حفظ سرمایه اولیه و تأمین بهای تمام شده خدمات خود، معمولاً از اصول و روش های حسابداری بازرگانی تبعیت می نمایند. سیستم حسابداری این نوع سازمان های دولتی اطلاعات مربوط به درآمدها، هزینه ها و ارتباط مقابل میان آنها را، که عواملی مهم و اساسی در بررسی کارآیی سازمان و مدیریت است، به طور مستمر دراختیار مدیران و استفاده کنندگان صورت های مالی قرار می دهد. صورت های مالی سازمان های دولتی مورد بحث شامل ترازنامه، صورت حساب سود و زیان، صورت حساب تغییرات در سود انباشته و نیز صورت تغییرات در وضعیت مالی می باشد.

3-اهمیت اجرای قوانین و مقررات در حسابداری دولتی

حاکمیت و نظارت قوانین و مقررات هر کشور بر انجام و ثبت فعالیت های مالی مؤسسات دولتی و لازم الاتباع بودن این قوانین و مقررات (به عنوان لوازم و ابزارهای اصلی حفظ وجوه و منافع عمومی) . تقدم آنها بر اصول و موازین پذیرفته شده حسابداری، یکی دیگر از موارد افتراق حسابداری دولتی با حسابداری بازرگانی است. علی رقم آنکه تأسیس، اداره و انحلال مؤسسات بازرگانی نیز باید در قالب قوانین و مقررات تجاری و مالی هر کشور انجام شود، ولی اصولاً مؤسسات مذکور جهت نمایاندن عملکرد و وضع مالی خود از اصول و موازین پذیرفته شده حسابداری تبعیت می نمایند.

در حسابداری دولتی، جهت وصول و کنترل درآمدها و سایر دریافت ها و تودیع آنها در حساب های بانکی مخصوص ، انجام هزینه ها و سایر پرداخت ها ، انجام معاملات ، تنظیم و اجرای قراردادها، تنظیم اسناد و حساب ها و رسیدگی به آنها ، نگاهداری حساب های مستقل ، نحوه تخصیص و مصرف منابع حساب های مستقل ، نحوة اجرای برنامه ها و طرح های عمرانی و به طور کلی انجام مراحل مختلف امور مالی ، رعایت قوانین و مقررات و تشریفات مصوب بخصوصی الزامی می باشد.

در حسابداری دولتی ، قوانین و مقررات علاوه بر نظارت و حاکمیت بر عملیات حسابداری و مالی ، تعیین کنندة اختیارات ، وظایف و مسئولیت های ذیحسابان ، مدیران و مسئولان مالی و اداری سازمان های دولتی نیز هستند. در مؤسسات بازرگانی معمولاً وظایف و اختیارات کارکنان توسط مدیران و هیأت مدیره و ضوابط کلی حاکم بر روابط کارکنان و اداره آنها در اساسنامه مؤسسه ، که به تصویب مجامع عمومی صاحبان سهام رسیده است ، مشخص می شود. در سازمان های دولتی ، حدود وظایف ، اختیارات و مسئولیت های کارکنان یا به طور مستقیم به موجب قوانین و مقررات یا از طریق مراجعی که قانون آنها را به رسمیت شناخته است تعیین می گردد. کارکنان دولت ممکن است به علت قصور در انجام وظایف مصوب ، تصرف غیرقانونی در وجوه و اموال عمومی و تخلف از قوانین و مقررات عمومی دولت ، تعقیب ، محاکمه و درصورت اثبات جرم مجازات شوند.

قوانین و مقررات ، ایجاد کنندة محدودیت های اساسی برای حسابداری دولتی می باشند ، حتی در صورت تباین و تضاد با اصول پذیرفته شده حسابداری ، تا زمانی که تغییر نیافته یا اصلاح نشده اند ، لازم الاجرا هستند. مثلاً در صورتی که مقررات مالی کشور اصل منظور شدن استهلاک برای دارایی های ثابت سازمان های دولتی را تجویز ننماید ، از اجرای اصل مذکور الزاماً باید چشم پوشید.

قوانین حاکم بر حسابداری دولتی در ایران: در ایران ، برخی اصول قانون اساسی در خصوص امور مالی ، قانون محاسبات عمومی ، قانون دیوان محاسبات کشور ، قانون برنامه و بودجه ، قانون بودجه سالانه کشور ، آیین نامه ها و دستور العمل های اجرایی مربوط به قوانین مذکور و برخی از قوانین و مقررات مالی دیگر حاکم و ناظر بر عملیات حسابداری سازمان های دولتی است.

اصول پنجاه و یکم تا پنجاه و پنجم قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران مقررات کلی مربوط به تهیه و تصویب بودجه ، وضع مالیات ها ، دریافت ها و پرداخت های دولت و نحوه حسابرسی آنها را بیان می کند.

علاوه بر قانون اساسی ، که در آن اصول و مقررات کلی ناظر بر برنامه ریزی ، بودجه ریزی و انجام و ثبت فعالیت های مالی سازمان های دولتی مقرر گردیده است. در قانون محاسبات عمومی ، به صورت جزئی تر ، نحوة تهیه و تصویب و اجرای بودجة سازمان های دولتی ، نحوة وصول و ثبت درآمدهای عمومی و سایر دریافت های دولت و تحویل آنها به حساب های خزانه داری کل ، مقررات و تشریفات و مراحل لازم برای مصرف اعتبارات ، نحوة انجام ، ثبت ، طبقه بندی و گزارش دهی فعالیت های مالی سازمان های دولتی، افتتاح حساب های بانکی مخصوص برای پرداخت ها ، نحوة انجام معاملات دولتی و چگونگی تنظیم حساب ها و صورت های مالی سازمان های دولتی مشخص شده است.

در قانون دیوان محاسبات کشور اهداف ، وظایف ، اختیارات ، سازمان و تشکیلات دیوان محاسبات کشور در ارتباط با کنترل عملیات و فعالیت های مالی سازمان های دولتی ، نحوة حسابرسی درآمدها و سایر منابع تأمین اعتبار و هزینه ها و نیز تهیه و تدوین گزارش تفریع بودجه و ارائه آن به مجلس شورای اسلامی ، تعیین گردیده است. سایر قوانین و مقررات مالی نیز شامل ضوابط مربوط به دریافت ها و پرداخت ها و انجام و ثبت عملیات مالی و اجرای بودجه سازمان های دولتی است.

4-لزوم تهیه و اجرای بودجه و اعمال کنترل بودجه ای در حسابداری دولتی

یکی از ویژگی های اصلی سازمان های دولتی لزوم تهیه بودجه ، اجرای بودجه مصوب و اعمال کنترل بودجه ای (Budgetary control) است. کنترل بودجه ای عبارت است از مقایسه درآمدها و سایر وجوه وصول شده یا درآمدها و سایر منابع تأمین اعتبار پیش بینی شده در بودجه مصوب از یک طرف و مقایسه هزینه های انجام شده (Expenditures)  یا اعتبارات مصوب (Appropriations) سازمان های دولتی از طرف دیگر. به عبارت دیگر ، در کنترل بودجه ای برای حصول اطمینان از اجرای صحیح بودجه مصوب و تشخیص علل انحرافات عملیات واقعی با برنامه ها و فعالیت ها و طرح های مصوب ، درآمدها و هزینه های واقعی با ارقام پیش بینی شده تطبیق داده می شود. کنترل بودجه ای یکی از ضروریات سیستم حسابداری دولتی و متقابلاً سیستم حسابداری دولتی مبنا و اساس تهیه و تنظیم بودجه ، اعمال کنترل بودجه ای و اجرای صحیح بودجه می باشد.  در حسابداری دولتی کنترل بودجه ای ، که به جنبة اجرایی بودجه ارتباط دارد ، اساساً از طریق ثبت درآمدهای پیش بینی شده و اعتبارات مصوب در حساب های بودجه ای ، که علاوه بر حساب های معمولی نگهداری می شوند ، و یا از طریق ثبت آماری اعتبارات مصوب ، تعهدات قطعی نشده و هزینه ها در دفاتری که خارج از سیستم حسابداری دو طرفه سازمان های دولتی نگاهداری می شوند ، اعمال گردد.

بودجه ، علاوه بر آنکه برنامه مالی دولت و سازمان های دولتی برای یک سال مالی است و یکی از ابزارهای نظارت قوه مقننه و مردم بر عملیات دولت به شمار می رود ، پایه و مبنای طبقه بندی حساب های دولتی را نیز تشکیل می دهد. از سوی دیگر ، از حسابداری دولتی برای ثبت فعالیت های مالی مربوط به اجرای بودجه ، اعمال کنترل بودجه ای و تهیه اطلاعات لازم برای تنظیم بودجه استفاده می شود.

در ایران ، در قانون بودجه سالانه کل کشور ، ضمن تصویب درآمدها و سایر منابع مالی ، به دولت اجازه داده می شود که درآمدهای عمومی و سایر منابع تأمین اعتبار در سال مالی اجرای بودجه را برابر قوانین و مقررات مربوط وصول کند و هزینه های وزارت خانه ها و مؤسسات دولتی و سایر اعتبارات مصوب را در حدود درآمدهای وصولی و سایر منابع تأمین اعتبار درسال جاری بودجه تعهد نماید و با رعایت قوانین و مقررات مربوط پرداخت کند.

نظر به اینکه وزارت خانه ها و مؤسسات دولتی ایران از دریافت کنندگان خدمات خود درآمدی وصول نمی کنند ، بودجه این سازمان ها معمولاً شامل اعتبارات مصوبی است که از محل درآمدهای عمومی دولت تأمین شده است. درآمدهای عمومی دولت توسط وزارت امور اقتصادی و دارایی وصول می شود و در حساب های خزانه داری کل متمرکز گشته بعد از تصویب و ابلاغ بودجه با توجه به اعتبارات مصوب در اختیار سازمان های مذکور قرار می گیرد.  به منظور اعمال کنترل بودجه ای ، اعتبارات مصوب ، بعد از ابلاغ به سازمان های دولتی مورد بحث ، باید بر اساس برنامه ها ، طرح ها ، فعالیت ها ، فصول و مواد هزینه و سایر طبقه بندی های بودجه ای در دفاتر حسابداری ثبت شود تا مقایسه آنها با هزینه های انجام شده که طبق همان طبقه بندی ها در دفاتر ثبت گردیده اند ، میسر گردد.

اهمیت اعمال کنترل بودجه ای در مورد هزینه ها: در حسابداری دولتی ، اهمیت اعمال کنترل بودجه ای در مورد هزینه ها به مراتب بیشتر از درآمدها است ، زیرا تنها شرط لازم و کافی برای وصول درآمدها وجود قوانین و مقرراتی است که این امر را تجویز می نماید ، نه پیش بینی درآمدها در بودجه مصوب. به عبارت دیگر ، در صورت تجویز قانون ، سازمان های دولتی می توانند نسبت به وصول درآمد از منابع خاص ، صرف نظر از پیش بینی یا عدم پیش بینی آن در بودجه مصوب ، اقدام نمایند.

میزان درآمدهای وصولی توسط دولت و سازمان های دولتی ممکن است به علت تغییر قوانین مالی و مالیاتی ، شرایط اقتصادی کشور ، میزان سود بخش خصوصی و شرایط حاکم بر بازارها و قراردادهای بین المللی ، از درآمدهای پیش بینی شده در بودجه کمتر یا بیشتر باشد. بنابراین ، قانون بودجه محدودیت قابل توجهی برای وصول درآمدها ایجاد نمی کند و کنترل بودجه ای در مورد درآمدهای دولت صرفاً جنبه مقایسه ای دارد.

انجام هزینه های سازمان های دولتی در سال مالی اجرای بودجه ، علاوه بر آنکه طبق مقررات مشروط به کفایت درآمدهای وصولی و سایر منابع تأمین اعتبار است ، مستلزم رعایت دو شرط لازم و کافی نیز می باشد که عبارتند از «عدم تجاوز هزینه ها از اعتبارات مصوب» برای هر یک از برنامه ها ، طرح ها ، فعالیت ها و مواد هزینه و «رعایت مقررات و تشریفات قانونی مصوب» برای مصرف اعتبارات که در حقیقت همان الزام کلیه سازمان های دولتی به اعمال کنترل بودجه ای در مورد هزینه ها تلقی می گردد.

5-لزوم نگاهداری حساب های مستقل در حسابداری دولتی

لزوم نگهداری حساب های مستقل به منظور تفکیک برنامه ها و فعالیت هایی که از محل درآمدهای خاصی تأمین مالی می شوند ، یکی از تفاوت های اساسی حسابداری دولتی و حسابداری بازرگانی است. هر حساب مستقل عبارت است از وجوه نقد یا سایر دارایی ها و منابع مالی که برای اجرای برنامه ها و عملیات معین یا جهت نیل به اهداف مشخص طبق قوانین و مقررات اختصاص داده شده است. هر حساب مستقل ، واحد حسابداری و مالی مستقل را به وجود می آورد که خود شامل انواع حساب های دایمی و موقت است.

منابع مالی هر حساب مستقل ، از تاریخ ایجاد ، به مقاصد و مصارف خاص ارتباط داده می شود. این مقاصد ممکن است تأمین هزینه های یک برنامه یا طرح مشخص یا انجام عملیات جاری و عادی یک سازمان دولتی و یا سرمایه گذاری جهت تحصیل درآمدی باشد که برای تحقق هدفی معین قابل مصرف است. ارائه خدمات عمومی و عام المنفعه و یا خدمات خاص از افرادی معین نیز ممکن است مقاصد مورد بحث را تشکیل دهد.

هر حساب مستقل معمولاً شامل مجموعه ای از فعالیت های مالی جداگانه و گروه حساب های منفک و خود تراز برای ثبت انواع دارایی ها ، بدهی ها ، ارزش ویژه ، درآمدها و هزینه های مربوط به آن می باشد. مابه التفاوت درآمدها و هزینه های هر دوره مالی مازاد یا کسری همان دوره را ایجاد می کند و مابه التفاوت دارایی ها و بدهی ها در پایان هر دوره مالی معادل ارزش ویژه حساب مستقل است که اساساً شامل مازاد انباشته شده (مازاد تخصیص نیافته) و اندوخته هایی است که برای مقاصد معین در نظر گرفته شده است.

در برخی از حساب های مستقل علاوه بر حساب های عادی حساب های بودجه ای متضمن درآمدهای پیش بینی شده ، اعتبارات مصوب و تعهدات قطعی نشده نیز نگاهداری می شود. در این صورت ، مابه التفاوت دارایی ها و درآمدهای پیش بینی شده با بدهی ها و اعتبارات مصوب و اندوخته ها معادل مازاد انباشتة بودجه ای حساب مستقل خواهد بود. در پایان هر سال مالی ، بعد از بستن حساب های درآمد و هزینه و حساب های بودجه ای ، مازاد انباشته یا کسری واقعی حساب مستقل به دست خواهد آمد.

6-تفاوت در نحوه ثبت دارایی های ثابت

در حسابداری بازرگانی ، اموال، ماشین آلات وتجهیزات(Property-Plan and Equipmant)خریداری شده معمولاً در ترازنامه تحت عنوان دارایی های ثابت (Fixed Assets) و به بهای تمام شده نشان داده می شوند. استهلاک دارایی های مذکور نیز با توجه به عمر مفید آنها و با استفاده از یکی از روش های متداول محاسبه و در حساب های مربوط ثبت می گردد. در حسابداری دولتی ، بهای تمام شده اموال ، ماشین آلات و تجهیزات ، معمولاً در حساب های ترازنامه ای دارایی های ثابت منعکس نمی شوند.

قوانین و مقررات مالی متفاوت در کشورهای مختلف از یک طرف و اختلاف عقاید ، نظرات میان حسابداران دولتی و انجمن های حرفه ای حسابداری در زمینة نحوة ثبت دارایی های ثابت و استهلاک آنها از طرف دیگر ، موجب گردیده است که فعالیت های مالی مربوط به دارایی های ثابت ، یکی از مسائل و مشکلات اساسی حسابداری دولتی را به وجود آورد.

در اغلب سازمان های دولتی ، هنگام خرید اموال ، ماشین آلات و تجهیزات ، بهای تمام شده آنها مستقیماً به حساب هزینه منظور شود ، در حالی که در برخی از سازمان های دولتی دارایی های ثابت خریداری شده به بهای تمام شده در حساب دارایی ها ثبت می گردد. سازمان های اخیر خود از نظر ثبت یا عدم ثبت استهلاک دارایی های ثابت به دو گروه تقسیم می شوند. سازمان های دولتی دیگری نیز وجود دارند که در آنها بهای تمام شده دارایی های ثابت هم به عنوان هزینه در صورت حساب درآمد و هزینه و هم به عنوان دارایی در ترازنامه نشان داده می شود.

[همچنین بخوانید: حسابرسی چیست؟ ]

7-تفاوت مبانی حسابداری دولتی با حسابداری بازرگانی

در حسابداری بازرگانی ، برای ثبت فعالیت های مالی معمولاً حسابداری تعهدی

(Accrual Basis of Accounting) که یکی از اصول و مفروضات بنیادی حسابداری است ، به کار برده می شود. در حسابداری تعهدی ، درآمد ها هنگام تحقق یا قطعی شدن و هزینه ها هنگام  وقوع یا تحمل (بدون توجه به دوره ای که در آن دریافت یا پرداخت انجام شده است) شناسایی و در حساب های دورة مالی مربوطثبت می گردند. استفاده از این مبنا ، مستلزم ثبت حساب های دریافتنی مربوط به کالاها و خدمات ارائه شده قبل از دریافت وجه آنها و نیز ثبت حساب های پرداختنی مربوط به خدمات و کالاهای دریافت شده قبل از پرداخت وجه آنها است.

در حسابداری دولتی، معمولاً ، به جای استفاده از حسابداری تعهدی کامل، از حسابداری نقدی (Cash Basis of Accounting)و سایر مبانی حسابداری متناسب با نوع فعالیت های مالی هر سازمان دولتی با حساب مستقل ، استفاده می شود. در حسابداری نقدی ، فقط فعالیت های مالی مربوط به درآمدهایی که عملاً وصول شده و هزینه هایی که عملاً پرداخت شده است در حساب ها منعکس می گردد. بنابراین ، در این مبنا ، صورت حساب های ارسالی که وجوه آنها هنوز دریافت نشده یا صورت حساب های دریافتی که وجوه آنها هنوز پرداخت نشده است ، در حساب های دریافتنی و پرداختنی ثبت نمی شود.

لزوم مطالعه و تعلیم حسابداری دولتی

مطالعه و تعلیم حسابداری دولتی دارای فواید بسیاری است که برخی از آنها به شرح زیر است:

1-افرادی که حسابداری دولتی را فرا گیرند به مالیة عمومی ، حسابداری ملی ، برنامه های اقتصادی و اجتماعی و فرهنگی دولت ، بودجة دولت و نحوة اجرای آن و نیز وضع درآمدها ، هزینه ها ، دریافت ها و پرداخت های دولت توجه و علاقة بیشتری پیدا می کنند و بهتر می توانند در مورد صحت ، دقت و کارآیی آنها قضاوت نمایند.

2-اگر کارمندان دولت ، که گروه کثیری از افراد مؤثر و دخیل در برنامه ریزی و اجرای برنامه ها و سیاست های اقتصادی و مالی دولت را تشکیل می دهد ، با اصول و موازین و مقررات حاکم بر حسابداری دولتی آشنا باشند ، می توانند خدمات ارزنده تر و بهتری برای کشور و مردم انجام دهند.

3-چون کارکنان امور مالی دستگاه های دولتی در اکثر کشورها بیشتر از تعداد حسابداران مؤسسات بازرگانی خصوصی است ، آموزش کارکنان مذکور و گروه کثیری که ممکن است درآینده حسابدار دولتی شوند ، اقدامی کاملاً ضروری محسوب می شود.

4-فراگیری حسابداری دولتی ، نظارت مردم کشور و نمایندگان آنها را بر عملیات مالی دولت و مأموران دولتی و کشف اشتباهات ، تقلبات ، اختلاس ها و برداشت های غیرقانونی از وجوه و اموال عمومی دولت را امکان پذیر می سازد.

5-مطالعه حسابداری دولتی و آشنایی با اصول ، موازین ، حساب ها و صورت های مالی آن ، مقایسة صحیح تر دقیق تر درآمدها و هزینه های واقعی دولت و سازمان های دولتی با ارقام پیش بینی شده در بودجه مصوب را میسر می سازد.

6-آموزش حسابداری دولتی موجب هدایت مدیران دولتی در اداره امور مالی سازمان های دولتی و استفادة بیشتر و مؤثرتر آنها از صورت حساب ها و گزارش های مالی حسابداری دولتی در برنامه ریزی ها ، تصمیم گیری ها و اجرای برنامه های مصوب می گردد.

7-به طور کلی ، مطالعة حسابداری دولتی توسط مردم کشور موجب اظهار نظر های بیشتر و مفیدتر آنها در مورد بودجه ، درآمدها و هزینه ها ، برنامه ها و طرح ها و گزارش های مالی دولت و شرکت گسترده تر آنها در اداره امور مالی و اقتصادی کشور خواهد بود.

8-فعالیت ها ، برنامه ها و طرح هایی که هزینه های آنها از محل منابع مالی سازمان های دولتی تأمین می شود ، دارای اثر مستقیم در سلامتی ، امنیت ، بهداشت و رفاه مردم هر کشور است. در هر کشور ، این هزینه ها درصد متنابهی از تولید ناخالص ملی را تشکیل می دهد. با توجه به اینکه مردم کشور تأمین کننده بخش اعظم منابع مالی لازم برای هزینه های مذکورند ، درک و فهم صحیح گزارش های مالی سازمان های دولتی برای آنها امری ضروری و حیاتی تلقی می گردد.